青年会議所は、なぜ会議が多いか?

10月28日(水)19時から、2021年に向けた第2回の理事予定者会議が開催されました。

網走青年会議所では、7月の定時総会にて翌年の理事長が決定し、9月の臨時総会で、翌年の理事者や監事が承認されます。副理事長や専務理事は、同時期の理事会にて承認され、9月から翌年に向けた準備が本格化します。

その時期は、まだ当該年度の事業や例会、または実施済の決算報告があるので、当該年度と次年度の2つの動きが同時進行します。ので、秋頃からは「二足の草鞋」を履くことになるので、特に忙しい時期を迎えます。

さて、タイトルにあるように、青年会議所は委員会、三役会、理事会等、会議が多いとよく指摘されると思います。そして、その会議の時間が長い、とも言われています。

今日はそのテーマで考えてみたいと思います。

青年「会議所」ですので、会議をする所だ、という考えがあります。例えば理事会であれば、上程者である委員長は、会議に臨むうえで、実施にいたる背景や目的、事業内容、予算等、事業計画をしっかり準備し、各担当との連絡調整等をし、理事会で協議・審議というプロセスを経ないと、事業・例会を実施することはできません。

そして、事業や例会を実施した後も、事業報告・決算が必要です。これも、同じく、理事会で協議・審議のプロセスを経ます。

網走青年会議所は、これだけのプロセス(会議が多い)を重視しています。

もしこのプロセスを重視しなければ、どうなるかは想像がつきます。思い付きの事業・例会案が理事会にあがってきます。「まあ、この案でいいんじゃないか」ということで、特に意見や質問もなく、議案が通過してしまいます。上程する側も真剣みがありませんので、そんなところで本当に成果がでる事業や例会を構築することはかなり難しいと思います。

それでも成果が出る場合もあるでしょうが、仕組みとしてプロセスを重視することには意味があります。

1つには、それが結果として青年経済人としての成長につながる、という点です。これは、委員長や各個人の成長という部分では非常に大きいものです。

青年会議所では、委員長をやってはじめて一人前、という風潮がありますが、上記の事業構築、事業計画作成、それにかかわる調査・研究、理事会での上程、等委員長でしか経験できないことが多いのです。それが、個人の成長につながるという考えです。

もう1つは、個人の視点ではなく、組織としてです。理事長や役職が上の者のトップダウンではなく、あくまで合意形成に時間をかけていますので、いざ審議が通過すれば、その方向で全体がスムーズに動く、という点です。

組織としての意思決定を早くするということは、合意形成がなされていないことを意味します。ですので、「なんでこんなことやらなきゃいけないんだ?」と思う会員が出てくることは、間違いありません。トップダウンということは、そういうことであると思います。

事業実施に至るまでの諸会議、プロセスを重視することで、理事会での審議が通過したら、組織全体としての合意形成も当然できており、スムーズな実施につながります。

よくアメリカは意思決定が早い、日本は遅いからダメだという指摘もありますが、こちらも記事が参考になります。

「意思決定は、、、遅い方がいい?」GLOBIS知見録 堀学長のブログです。

https://globis.jp/article/3720

 

意思決定は早い方がいいに決まっています。現状の網走JCでは、事業や例会の計画を理事会で審議可決するまで、2か月は必要です。準備を含めると最短でも3か月は必要であると思います。これをより早くした方がいいのか、という議論ももちろんあります。

特に今年のようなコロナ禍では、状況がだれにもわからない、どうなるか読めない場合は、決めたことを変えざるを得ないことも起こります。

いずれにしても、意思決定と合意形成、そして会員の成長と事業・例会の成果、このあたりを考慮し、時代に合わせて適切な諸会議の「仕組み」を作ることが必要ではないかと考えています。

会議の時間ですが、これは理事会や委員会、三役会で共通認識を持つ必要があります。上程する側も準備が必要ですが、意見・質問する側もしっかりと、事業計画・決算報告等に目を通して、時間を無駄にしない準備が必須です。

来年に向けた理事予定者会議終了後、委員長予定者からは、「緊張した」、「こういう会議は初めてだった」という声がありました。

「人間の成長は、緊張感の中にある」

のだとすれば、青年会議所の理事会には、大きな価値があると思います。

 

2020年の網走青年会議所は、新谷理事長を先頭に、スマートシティ網走の端緒を開くため、ど真ん中の気概で活動・運動を展開しております。今後とも、網走JCブログをよろしくお願いします